過剰なスプレッドシートの使用がビジネスを台無しにする？

以前、スタートアップのマーケティングを担当する際に、業務フローにスプレッドシートを使おうとしませんでした。それは感覚的な部分はありますが、将来的に管理が面倒になることは選択肢にありませんでした。もし、スプレッドシートを業務フローに組み込んでしまうと、CRMやMAを使っている意味も薄くなってしまいます。

もちろん、スプレッドシートが適した使い方は存在することはあります。軽量のデータ分析、共有、プレゼンテーションのために使うにはとても便利です。

しかし、スプレッドシートありきでワークフローを確立していくことは、将来的にビジネスを停滞させる原因になるのではないだろうか考えています。

今回は、業務フローにスプレッドシートを組み込む隠れた非効率性を考えてみたいです。

スプレッドシートを過剰に使用すると、将来的にビジネスを停滞させる原因

スプレッドシートは、データセットの増大、コラボレーションの増加、ビジネスクリティカルなワークフローの増加に伴い、その有用性は低下します。

スプレッドシートを過剰に使用すると、実際にビジネスを台無しにする可能性があります。 どのようなリスクがあるのかを確認していきましょう。

リスク1:手動プロセスが増える

スプレッドを業務フローに組み込むと手動プロセスが増えます。転記も増える可能性があり、スプレッドシート地獄になるケースも。

日常的なスプレッドシートなどの手動プロセスが、コストのかかるエラーを誘発、断片化されたデータを創出、あらゆる部門の生産性低下の原因となっています。

ビジネス全体のプロセスを自動化することで、時間とリソースが節約され、より適切な意思決定のための全体的なビューが提供されます。

リスク2:スケールできない

スケールはありません。入力検証、ユーザー アクセス制御、その他のカスタムについて考え始めると、行き詰まってしまいます。

例えば、企業間での情報の受け渡しは、個人情報が含まれる場合は厳重にされるべきですが、その条件をクリアするにはなかなか難しい仕様ではあります。

リスク3:コラボレーションを妨げる

スプレッドシートでは、複数の関係者が更新や変更を行い、さらに運用のロジックを理解する必要がある場合は、業務を難しくし、ストレスをかけるものになります。

運用フローに慣れている数人を除いては、高い運営コストになってしまうかもしれません。コラボレーションが妨げられ、属人化が結果として進んでしまう可能性もあるでしょう。

リスク4:コンプライアンスのリスクがある

ユーザー アクセス制御はなかなか煩雑な仕組みです。やろうとしたらやれなくもないですが、本当に時間もかかりますし、共有したい外部ユーザーの手間を相当かけてしまう結果にもなります。

そのため、ユーザー アクセス制御が難しい場合は、共有にはリスクが伴い、データの扱いが雑になるとも言えます。

従業員データやその他の機密情報を扱う際のエラー、手作業、潜在的なコンプライアンス問題についての懸念があります。

リスク5:大規模なデータセットはパフォーマンスが悪い

スプレッドシートを使用してデータセットを分析することはおそらく現実的ではありません。大量のデータ、複雑な計算は更新が遅く、フリーズすることがよくあります。

DXや効率化の再構築をご検討の方へ

スプレッドシートは多用途ですが、企業がしっかりとしたプラットフォームを必要とする場合には、より優れたデータ管理、視覚化、コラボレーション、統合のオプションを選択できるようになります。

FLOURISHでは、業務の効率化はもちろんですが、人の働きやすさや精神的な快適さも考慮して、DXの支援をしたいと考えています。ぜひ、DXを検討の方はお気軽にご連絡いただきますと幸いです。