オンラインイベント×自動化

“経理、その先へ2021-AIとのコラボレーション” 大手企業向けの経理に特化したAIソリューションを開発・提供しているファーストアカウンアカウンティング株式会社主催の大型オンラインイベント。弊社は、創意と工夫を凝らしたオンラインイベントのプランニングを行い、流用性の高い特設サイトの制作、マーケティングオートメーションの活用など効果的なマーケティング活動へつなげることも目的として協力いたしました。今回のオンラインイベントで特に意識した点は下記の３点です。

• 流用性の高いサイト制作

• レギュレーションを意識した制作物の展開

• マーケティングオートメーションの活用

創意と工夫でプランニングする効率的なイベント運用

1. 流用性の高いサイト制作〜オンデマンド（見逃し配信）配信を見越したページ構成〜

本イベントでは、イベントの特設ランディングページを作り、ランディングページにある申し込みフォームからイベント参加を受付ました。

オンラインイベントの場合、参加登録後のリアルタイム視聴はZoomなどのプラットフォームから配信する形になりますが、オンデマンド視聴の場合は個別の配信ページを作成する必要があります。本イベントでもオンラインイベント開催後にオンデマンド配信を行う予定でしたので、オンデマンド配信用のページも作成する必要がありました。

つまり、以下のイベントに関連するページを“流用性の高い”構成、デザインで作成することができれば、イベント運営におけるサイト制作への工数を軽減し、比重の重い業務（今回は集客や他のPR活動など）に時間を捻出することができます。

• オンラインイベントのランディングページ

• オンデマンドのランディングページ

• オンデマンドの配信ページ

イベントサイトで特に工夫したのが、タイムテーブルページのモーダル (modal)の使い方です。オンラインイベントのランディングページではセッションと登壇者のプロフィールをモーダルで表示しました。一方、オンデマンド配信の際はモーダルにVimeoのリンクを埋め込み、動画を視聴できるようにしました。

2. レギュレーションを意識した制作物の展開

AIとのコラボレーションというテーマでしたので、イメージとしては最新テクノロジーを活用した新しい時代を感じさせるもの。かつ、経理業務がAIの活用で効率的になることも考えると、爽やかな印象なイベント特設サイトがいいと考え、色味を設定いたしました。

ファーストアカウンティング様のコーポレートカラーを基調に、grndient blueをとり入れました。また、コーポレートサイトなどでは赤を基調にした赤いロゴを掲載していますが、イベント自体を主役にできるようにグレーのロゴを使用しました。

3. マーケティングオートメーションを活用した業務の自動化

人手を介することを極力減らすため、自動化できるリストの作成や条件分岐によるメール配信などの単純作業は、マーケティングオートメーションで自動化しました。 例えば、個人アドレスを受け付けない場合、目視でチェックを行い、手作業で承認するよりも、自動的に振り分けて分岐に応じてアクションが行うことができれば手間が省けます。

また本イベントでは、短期間で集客を行う必要もあったため、短期間に異なるグループごとにメールの配信を行う必要がありました。グループの設定については、マーケティングオートメーションを活用し、登録した人に何度もメールでイベントの案内を送らないようにしました。鬱陶しがられないようにメール配信の頻度を調整することは当たり前ですが、そのために手作業でリスト作成すると手間がかかります。

イベント運営で発生するタスクを想定し、どのようにキャンペーン管理やリスト管理を行うと効率的になるか考え、マーケティングオートメーションを活用し、リスト作成、グループ化、通知の送付、自動返信までを自動化することで、オンラインイベントを効率的に運営することができます。

さらにマーケティングオートメーションとCRMを連携させることで、双方のデータを活用したセグメントの抽出やアクションの条件にキャンペーンや自動化の仕組みを組むことが可能になります。設定された条件により、セールスへ通知を飛ぶようにすることでリアルタイムにリード情報を把握することができ、マーケティング部門と営業部門のどちらの作業も効率化することができるようになりました。

マーケティング活動は、基本的にはケースバイケースなので、状況を見ながら都度何が重要になるのかを把握し、どの業務に比重をかけるのか考えながら対応するといいでしょう。